Vertretungsplan aus Indiware importieren

Für den Export Ihres Vertretungsplans aus Indiware gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in das Modul „Vertretungen planen“ und klicken dort auf die Schaltfläche „JSON-Export“ (rot markiert).

Wählen Sie anschließend den Zeitraum der zu importierenden Vertretungen aus und legen den Dateispeicherort fest.

Die so exportierte Datei kann in DieSchulApp im Modul Vertretungsplan → Upload hochgeladen werden.

Vertretungsplan Sync-Tool

Auf Windows-Betriebssystemen kann ein Wächtertool installiert werden, mit dem die Vertetungsplan-Datei automatisch aus einem Quellordner ausgelesen werden kann.

Einrichtung des Wächtertools

Vorbereitung

Auf dem Rechner sollte ein Ordner angelegt werden, in dem später die Pläne aus der Vertretungsplansoftware gespeichert werden. Der Ordner sollte zunächst leer sein und ausschließlich für das Speichern der Vertretungsplan-Exporte genutzt werden, um zu vermeiden, dass falsche oder alte Dateien zu Fehlermeldungen führen.

Installation und Einrichtung

Ist in Vertretungen –→ Upload eine Software gesetzt, erscheint ein Button „Sync-Tool“. Dort kann eine .exe-Datei zur Ausführung auf Windows heruntergeladen werden.

Generieren Sie im Dialog, der sich in DieSchulApp öffnet, einen neuen API-Key und kopieren ihn in die Zwischenablage. Dieser wird zur Authentifizierung benötigt.

Öffnen Sie die heruntergeladene „Vertretungsplan Upload.exe“. Wählen Sie als dort als Verzeichnis den vorher angelegten Ordner aus und fügen in „API-Schlüssel“ den eben kopierten API-Key ein.

Es wird empfohlen, den Haken bei „automatisch mit Windows starten“ zu setzen.

Klicken Sie anschließend auf „Konfiguration speichern“

Nutzung des Tools

Nun wird der angegebene Ordner vom Tool beobachtet. Immer wenn eine neue Datei aus Ihrem Vertretungsplanprogramm exportiert und im Ordner gespeichert wird, wird diese automatisch in DieSchulApp importiert.

In der Liste wir neben den Dateinamen aller Dateien im Ordner angezeigt, ob die Synchronisation dieser erfolgreich war.
Treten Fehler auf, kann dies verschiedene Ursachen haben, z.B. dass der Key nicht richtig kopiert wurde oder es keine Internetverbindung gab. Hier kann die Fehlermeldung in der Dateiliste weiterhelfen.

Sollte die Synchronisation wider Erwarten nicht von selbst neu starten, kann diese durch einen Neustart des Tools, des Geräts oder eine Änderung der Datei ausgelöst werden. Wurde eine Datei schon einmal hochgeladen und unterscheidet sich inhaltlich nicht, wird diese jedoch nicht erneut synchronisiert.

Vertretungen planen

Unter „Vertretungsplanung“ sehen Sie eine Übersicht über alle fehlenden Lehrer am ausgewählten Tag. Nach Auswahl des entsprechenden Lehrers können Sie über das „+“ an dieser Stelle direkt weitere Fehlzeiten für Lehrer hinzufügen. Ausfallende Stunden werden automatisch rot markiert.

Ein Klick auf eine rot markierte Stunde öffnet den Dialog zur Vertretungsplanung. Über den Button „Vertretung finden“ bzw. „Raum finden“ erhalten Sie Unterstützung zur Auswahl der optimalen Vertretung.

Fehlzeiten der Lehrer eingeben

Tragen Sie die Fehlzeiten für Krankmeldungen, Beurlaubungen, Fortbildungen, Klassenfahrten oder sonstige Gründe für ganze Tage oder einzelne Stunden unter Vertretungen -> Fehlzeiten ins System ein.

Vertretungsplan automatisch per WebDAV importieren

Wenn Sie Ihren Vertretungsplan über einen WebDAV-Server (OpenExchange, OwnCloud, NextCloud, …) bereitstellen, können wir automatisiert darauf zugreifen und die Vertretungen automatisch in DieSchulApp synchronisieren. Setzen Sie sich dazu mit uns in Verbindung.

Vertretungsplan aus ABCSoft importieren

Für den Import aus ABCSoft (VPM/VPlan) bietet sich der XML-Export an. Diesen können Sie unter Diverses -> Einstellungen konfigurieren.

Die Einstellungen sollten dazu wie folgt festgelegt werden:

Sie können auch weitere „verfügbare Felder“ hinzufügen.

Über den Menüpunkt Diverses -> HTML Ausgaben wird auch die XML-Datei erzeugt, die Sie unter „Vertretungen“ -> „Upload“ in der Verwaltungsoberfläche von DieSchulApp hochladen können.

Vertretungsplan aus Untis importieren

Schulen, die für die Vertretungsplanung das System Untis verwenden, können unter Import/Export die DIF-Datei GPU014.TXT exportieren. Eine DIF-Datei ist eine CSV-Datei, die unter „Vertretungsplan“ -> “Upload“ in DieSchulApp geladen werden kann. Die Datei besitzt folgende Informationen:
Nummer Feld
1 Vertretungsnummer
2 Datum
3 Stunde
4 Absenznummer
5 Unterrichtsnummer
6 Absenter Lehrer
7 Vertretender Lehrer
8 Fach
9 Statistikkennzeichen des Fachs
10 Vertretungsfach
11 Statistikkennzeichen des Vertretungsfachs
12 Raum
13 Vertretungsraum
14 Statistik-Kennzeichen
15 Klasse(n) mit ~ getrennt
16 Absenzgrund
17 Text zur Vertretung
18 Art (Bitfeld)
Bit 0 Entfall
Bit 1 Betreuung
Bit 2 Sondereinsatz
Bit 3 Wegverlegung
Bit 4 Freisetzung
Bit 5 Plus als Vertreter
Bit 6 Teilvertretung
Bit 7 Hinverlegung
Bit 16 Raumvertretung
Bit 17 Pausenaufsichtsvertretung
Bit 18 Stunde ist unterrichtsfrei
Bit 20 Kennzeichen nicht drucken
Bit 21 Kennzeichen neu
19 Vertretungsklasse(n) mit ~ getrennt
20 Vertretungsart
T verlegt
F verlegt von
W Tausch
S Betreuung
A Sondereinsatz
C Entfall
L Freisetzung
P Teil-Vertretung
R Raumvertretung
B Pausenaufsichtsvertretung
~ Lehrertausch
E Klausur
21 Zeit der letzten Änderung (JJJJMMTTHHMM)
Achten Sie bitte beim Export darauf, den Haken bei „Encoding: UTF-8“ zu setzen, als Textbegrenzung das doppelte Anführungszeichen und als Trennzeichen „Komma“ auszuwählen:
Damit können wir verhindern, dass die Upload falsche Informationen einspielt werden oder Sonderzeichen zu Problemen führen.