Die Absenzenstatistik in DieSchulApp ist sehr mächtig. Um die Statistiken korrekt auswerten zu können, ist ein Verständnis der zugrunde liegenden Logik wichtig.

Gezählt werden alle Fehlstunden, Fehltage und Fehlminuten. Über die Filter „Datum“ kann die Anzeige zwischen diesen gewechselt werden:

Gleichzeitig können Sie nach dem Status filtern. Der Status wird folgendermaßen definiert:

• Ungeklärt: Eine Absenz gilt als ungeklärt, solange für diese keine Krankmeldung/Beurlaubung oder andere Statusänderung vorliegt.
• Unentschuldigt: Eine Absenz kann als unentschuldigt gekennzeichnet werden. Sie zählt dann nicht mehr als ungeklärt.
• Sonstiges: Über die Verwaltung kann eine Absenz mit der Option „Sonstige“ geklärt werden. So können beispielsweise Suspensionen eingegeben werden.
• Krankmeldung mit Entschuldigung: Eine Krankmeldung gilt als entschuldigt, sobald der Haken „Schriftliche Entschuldigung liegt vor“ gesetzt wurde.
• Krankmeldung ohne Entschuldigung: Eine Krankmeldung gilt als unentschuldigt, solange der Haken noch nicht gesetzt wurde.
• Beurlaubung: Eine Beurlaubung kann von den Eltern über das Modul Anträge oder über die Verwaltungsoberfläche eingereicht werden und klärt die Absenz.

Absenzen mit Unterrichtsdokumentation

Wenn Sie das Digitale Klassenbuch in DieSchulApp führen, gilt folgende Logik für die Statistik:

• Fehlminuten: Es werden alle Fehlminuten gezählt, für die eine Unterrichtsdokumentation vorliegt und in welchen der SuS gefehlt hat.
• Fehlstunden: Es werden alle Fehlstunden gezählt, für die eine Unterrichtsdokumentation vorliegt und in welchen der SuS vollständig gefehlt hat. Kommt der SuS in einer Stunde zu spät oder geht früher, wird dies nicht als Fehlstunde gezählt, jedoch in den Fehlminuten ausgewiesen.
• Fehltage: Ein Fehltag liegt vor, wenn ein SuS in allen an diesem Tag dokumentierten Unterrichtsstunden gefehlt hat.

In der Absenzenliste können die Fehlstunden genau nachvollzogen werden:

In diesem Beispiel fehlen die SuS jeweils in der 9. Stunde bei der 1A. Weitere Unterrichtsdokumentationen liegen nicht vor, also entsteht nur eine Fehlstunde. Fehlende Dokumentationen können jederzeit im Digitalen Klassenbuch für die entsprechenden Stunden nachgetragen werden. Für die Verspätung wird wird keine volle Stunde gezählt.

Absenzen ohne Unterrichtsdokumentation

Wenn ein Schüler absent gemeldet ist und für den Tag keine Unterrichtsdokumentation vorliegt, ändert sich die Zählweise. Dies kann für Sie relevant sein, wenn Sie das Digitalen Klassenbuch nur für die Absenzenverwaltung nutzen und keine Unterrichtsdokumentationen führen.

• Fehlminuten: Es werden alle Fehlminuten des gesamten Tages gezählt.
• Fehlstunden: Es werden alle Fehltstunden des gesamten Tages gezählt.
• Fehltage: Ein Fehltag liegt vor, wenn ein SuS zur 1. Stunde (bzw. 0. Stunde, falls diese verwendet wird) abwesend gemeldet, im Laufe des Tages nicht wieder als anwesend gemeldet wird und bis mindestens zur vorletzten Stunde fehlt.

In der Absenzenliste wird dieses Verhalten folgendermaßen abgebildet:

Um DieSchulApp mit der Absenzverwaltung MGSD zu verknüpfen, führen Sie folgende Schritte aus:

• Programm MGSD öffnen
• Unter Admin -> Optionen -> ESIS / DieSchulApp -> DieSchulApp
  • Häkchen bei „DieSchulApp-Abruf aktivieren“ setzen
  • Server eintragen: https://www.dieschulapp.de/api/1.0/sickNotes/
  • Das Security-Token erhalten Sie vom DieSchulApp-Support. Dieses Token (mit einem = am Ende) muss in das Feld „Security Token“ kopiert werden

Der Abruf von Krankmeldungen aus DieSchulApp wird in folgendem Video gezeigt:

Klicken Sie für den Import auf „DieSchulApp“. Anschließend werden alle „ungeklärten Krankmeldungen“ in MGSD importiert.

Immer wieder bekommen wir die Frage gestellt, wer Krankmeldungen erstellen darf. Hierzu eine knappe Antwort:

• in der App: Eltern sowie volljährige Schülerinnen und Schüler
• in der Verwaltungsoberfläche: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Sekretariats

Das Ampelsystem macht auf einen Blick sichtbar, bei welchen Absenzen noch Handlungsbedarf besteht. Es besteht aus den Farben blau, gelb und rot. Ist das Symbol einer eingetragenen Absenz blau, ist alles in Ordnung. Der Schüler oder die Schülerin sind per App oder Telefon entschuldigt und es liegt zudem eine schriftliche Bestätigung für den Ausfall vor. Bei gelb ist der Schüler oder die Schülerin per App oder Telefon entschuldigt, aber die schriftliche Bestätigung fehlt und ist noch einzuholen. Ein rotes Symbol steht für Handlungsbedarf, da der Schüler oder die Schülerin unentschuldigt fehlt. In diesem Fall gilt es, die Absenz zu klären.

Das Sekretariat erhält unter „Absenzen“ eine Übersicht über alle fehlenden Schüler.

Geklärte Absenzen

Auf der rechten Seite befinden sich unter „geklärte Absenzen“ alle Schüler, die von einem Lehrer als fehlend markiert wurden und für die auch eine Krankmeldung hinterlegt ist. Hier müssen Sie nichts weiter unternehmen.

Ungeklärte Absenzen

Auf der linken Seite sind die „ungeklärten Absenzen“. Dabei wird noch einmal unterschieden in gemeldet und nicht gemeldet.

Gemeldete Absenzen

Bei den gemeldeten Absenzen handelt es sich um Schüler, die unentschuldigt fehlen, was auch am roten Fragezeichen erkennbar ist. Die Schule erhält so eine übersichtliche Liste über alle Schüler, deren Abwesenheit noch nicht geklärt ist und mit den Eltern Kontakt aufgenommen werden sollte. Wenn Sie auf den Schüler klicken, öffnet sich ein Dialog um die Absenz zu klären:

Zusätzlich finden Sie dort einen Button „Kontakt“. Wenn Sie diesen anklicken, werden Ihnen alle Telefonnummern angezeigt, die im System zum Schüler oder zu den Eltern gespeichert sind. So können Sie die Eltern direkt anrufen und sich nach dem Status des Kindes erkundigen.

Nicht gemeldete Absenzen

Über „nicht gemeldete Absenzen“ erhält das Sekretariat eine Übersicht über alle Schüler, deren Fehlen von den Eltern durch eine Krankmeldung oder Beurlaubung bereits im System hinterlegt ist, die fehlenden Schüler den unterrichtenden Lehrern jedoch noch nicht aufgefallen sind. Dies sollte telefonisch mit dem Lehrer geklärt werden, um weitere (möglicherweise auch unentschuldigt) fehlende Schüler zu identifizieren.

Das Sekretariat hat über die Schaltfläche „Neu“ jederzeit die Möglichkeit, manuell Krankmeldungen im System zu hinterlegen. Dabei kann sowohl nach einer Klasse, als auch nach dem Namen gesucht und die Krankmeldung oder Beurlaubung angelegt werden.