Die Bildungslandschaft ist im ständigen Wandel, und fortschrittliche Technologien spielen eine immer größere Rolle dabei, wie wir lehren und lernen. In dieser Ära der Digitalisierung freut es uns, eine spannende Entwicklung aus unserem Portfolio ankündigen zu dürfen: Die Auslagerung einer unserer Funktionen der Schulsoftware DieSchulApp in ein eigenständiges Produkt namens EduBot. Nun kann ChatGPT sowohl als Schullinzenz über DieSchulApp als auch als eigenständiges Produkt für Lehrkräfte unter www.edubot.de erworben werden.

Die Vorteile von EduBot oder ChatGPT als Integration in DieSchulApp

Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch und wird wissensbasierte Berufe radikal verändern. Somit muss die neue Technologie auch im Bildungsbereich in den Alltag integriert werden. Alle Beteiligten lernen so einen sinnvollen Einsatz. Gleichzeitig spielen im Schulkontext die Sicherheit und der Datenschutz eine herausragende Rolle, da der Großteil der Schülerinnen und Schüler minderjährig sind. Die Nutzung von ChatGPT über unsere Software bietet diesbezüglich einige Vorteile:

• Wir übertragen keine personenbezogenen Daten an OpenAI
• Chatinhalte werden spätestens 30 Tage nach der Übermittlung an OpenAI auf den dortigen Servern gelöscht und nicht zu Trainingszwecken der Technologie verwendet
• Die sichere Datenverarbeitung vereinbaren wir mit unseren Kunden vertraglich

Warum EduBot?

Uns ist aufgefallen, dass Lehrerinnen und Lehrer den Trend der Künstlichen Intelligenz bereits erkannt haben und stets auf der Suche nach neuen Methoden sind, um den Unterricht modern und zeitgemäß zu gestalten. ChatGPT hat sich in der Software DieSchulApp als ein leistungsfähiges Werkzeug etabliert, das das Lehren und Lernen bereichert. Mit EduBot bilden wir diese Funktion ab und gestalten sie auch für einzelne Lehrkräfte benutzerfreundlich und verfügbar, die möglicherweise keine umfassende Schulsoftware benötigen oder keinen Zugang dazu haben.

Die Funktionen von EduBot – KI im Klassenzimmer

EduBot ist nicht nur eine Antwortmaschine; es ist vielmehr ein interaktiver Partner für Lehrkräfte. Hier sind einige der Funktionen, die Lehrkräfte von EduBot erwarten können:

• Unterstützung der Unterrichtsvorbereitung: Generierung von Lehrmaterialien, Klassenquizzen und Bewertungsbogen.
• Individuelle Betreuung der Schüler: Bereitstellung personalisierter Lernhilfen und schneller Antworten auf Schülerfragen.
• Verwaltung häufig gestellter Fragen: Automatisierte Antworten auf Standardanfragen von Schülern oder Eltern, wodurch wertvolle Lehrzeit freigesetzt wird.
• Datenanalyse und Feedback: Nutzung von KI zur Auswertung von Schülerantworten und zur Bereitstellung differenzierter Rückmeldungen.
• Zeugnisbemerkungen: Automatisierte Zeugnisbemerkungen mithilfe weniger Wörter als Anforderung

Flexibilität für Schulen und Lehrkräfte

Der Bedarf an flexiblen Lösungen ist klar, und wir reagieren darauf. Schulen, die eine umfassende Integration bevorzugen, können den vollen Zugang zu ChatGPT über eine DieSchulApp-Schullizenz erwerben. Dies ermöglicht eine einheitliche und tiefgreifende Nutzung innerhalb der gesamten Schule. Lehrerinnen und Lehrer hingegen, die an einer zielgerichteten Nutzung interessiert sind oder in Bildungsumgebungen arbeiten, in denen keine vollständige Software-Integration möglich ist, können sich nun für EduBot entscheiden. So gewährleisten wir, dass jede Lehrkraft die Vorteile von KI nutzen kann, unabhängig vom Umfang der IT-Infrastruktur an ihrer Schule.

Auf dem Weg zur Bildungsinnovation

Die Einführung von EduBot ist ein entscheidender Schritt vorwärts in unserem Bestreben, Bildungstechnologie zugänglich und relevant zu machen. Wir glauben, dass dies Lehrkräften vielfältige neue Wege eröffnet, um die Neugier ihrer Schülerinnen und Schüler zu wecken und ein dynamisches, inklusives und anregendes Lernumfeld zu schaffen. Auch wenn die Technologie erstklassig ist, wissen wir, dass es die Lehrkräfte sind, die den größten Unterschied dabei machen, den Kindern und Jugendlichen etwas beizubringen. EduBot ist hier, um Sie zu unterstützen, nicht um Sie zu ersetzen.

Möchten Sie mehr über EduBot erfahren oder eine Demo sehen? Kontaktieren Sie uns oder besuchen Sie unsere Website unter www.edubot.de für weitere Informationen.

Die Schulwelt ist seit einem Jahr nicht mehr dieselbe. ChatGPT, von OpenAI entwickelt, wurde vor genau einem Jahr vorgestellt und hat seitdem eine Transformation in der Bildungstechnologie eingeleitet. Als Softwareentwickler haben wir die sich anbahnenden Veränderungen sofort erkannt und entschlossen, uns als eine der ersten Nutzer, die OpenAI-Schnittstelle in unsere App – DieSchulApp – zu integrieren.

Seit Frühling 2023 können Kunden unserer Software Chatbots mit eigenen Prompts definieren und diese für ihre Schüler und Schülerinnen freischalten. Eine wesentliche Errungenschaft dabei ist, dass bei der Nutzung von ChatGPT keine personenbezogenen Daten übertragen werden, wodurch eine DSGVO-konforme Nutzung gewährleistet ist.

Über den Sommer haben wir die Chatbots innerhalb unserer Software DieSchulApp weiter verbessert und ausgebaut. Für den Schulbereich gibt es zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten von ChatGPT: Beispielsweise können Lehrkräfte und Schüler Dialoge mit historischen Persönlichkeiten wie Albert Einstein führen. Wir haben auch einen „LehrerGPT“ eingeführt. Dieser erklärt Unterrichtsinhalte, gibt individuell angepasste Aufgaben und Rückmeldungen, was die Schüler enorm bei ihrem Lernprozess unterstützt.

Im Herbst 2023 sind wir noch einen Schritt weiter gegangen: Wir haben eine völlig anonyme Nutzungsmöglichkeit eingeführt. Lehrer und Lehrerinnen können einen Chatbot konfigurieren und diesen per Airdrop, QR-Code oder Link an ihre Schüler weitergeben. Das Interesse der Besucher und Besucherinnen auf den Bildungsveranstaltungen in verschiedenen Städten wie der mobile.schule in Hannover und der Bildung.Digital in Erfurt und Essen war groß.

Die positive Resonanz hat uns motiviert, noch weiter zu gehen: Im Winter 2023 haben wir die „KI-Assistenz“ für Lehrkräfte eingeführt. Dieses Tool unterstützt Lehrer bei der Erstellung von Elternbriefen oder Unterrichtsmaterialien im Lernblog, was wiederum wertvolle Zeit spart und den Alltag erleichtert.

Es ist unbestreitbar, dass künstliche Intelligenz wie ChatGPT die Bildungsbranche stark verändert. Sie ersetzt nicht Lehrer, sondern ergänzt und vereinfacht spezifische Aufgaben. KI wird ein elementarer Bestandteil des Alltags und unterstützt durch eine individuelle Anpassung den Lernerfolg der Schülerinnen und Schüler. In DieSchulApp sehen wir uns als innovativer Begleiter auf dieser Reise, der datensparende und DSGVO-konforme Lösungen für Schulen bereitstellt. Die Zukunft der Bildung ist hier und wir sind bereit.

Informationen zu unserem Modul „ChatGPT“ finden Sie unter ChatGPT für Schulen.

Derzeit ist die Künstliche Intelligenz (KI) wie z. B. ChatGPT auf dem Vormarsch. Diese wird viele Berufszweige und unsere Gesellschaft stark prägen und verändern. „Das Weltwirtschaftsforum geht in einem Report vom Mai davon aus, dass allein in den hoch entwickelten Industrieländern bis zum Jahr 2027 rund ein Achtel der untersuchten Arbeitsplätze wegfallen wird. Allerdings würden durch den Wandel auch Millionen neue Jobs entstehen“, berichtet der WDR. Als Softwareentwickler merken wir den Beginn des Wandels bereits jetzt.

Die Relevanz ChatGPT an Schulen und in den Unterricht einzubinden

Der Stellenwert KI-gestützter Technologien wird auch an Schulen weiter zunehmen, denn die Entwicklung ist rasant und die Gesellschaft wird zukünftig stärker von Künstlicher Intelligenz (KI) geprägt sein als heute. Eine zeitgemäße Bildung muss die Heranwachsenden auf den Wandel vorbereiten und die notwendigen Kompetenzen vermitteln. Aus diesem Grund sollten sich Lehrer und Lehrerinnen sowie Schüler und Schülerinnen mit neuen Technologien beschäftigen und den Umgang damit üben. Das Kultusministerium Baden-Württemberg schreibt: „Künstliche Intelligenz muss aktiv im Schulunterricht behandelt werden, da die Schülerinnen und Schüler lernen müssen, mit dieser neuen Technologie umzugehen und verstehen sollen, wie die Algorithmen dahinter funktionieren.“ Es gilt unter anderem zu lernen, die Stärken und Schwächen dieser Technologie einzuschätzen.

ChatGPT in der Software DieSchulApp

ChatGPT kann über DieSchulApp auf verschiedene Art und Weise unterstützend eingesetzt werden:

• Die Funktion kann beispielsweise von Lehrerinnen und Lehrern zur Unterrichtsvorbereitung, zum Erstellen von Hausaufgaben oder Prüfungen, zum Schreiben von Elternbriefen oder zur Evaluation der Schulentwicklung verwendet werden
• Lehrkräfte können eigene Chatbots erstellen, diese für den Unterricht konfigurieren und im Anschluss für alle oder einzelne Schüler der Klasse freischalten
• Mithilfe eines Chatbots können Schülerinnen und Schüler zu Themen recherchieren, Referate vorbereiten, kleine Softwareprogramme erstellen, sich mathematische oder physikalische Formeln erklären lassen und vieles mehr. Dabei kann die Lehrkraft unterstützen, in den Chat eingreifen oder den Chatbot für einzelne oder alle Schüler wieder stoppen.
• Schülerinnen und Schüler lernen in einer kontrollierten und sicheren Umgebung dieses neue Werkzeug sinnvoll anzuwenden und gewinnen damit Erfahrung im Umgang damit sowie Medienkompetenz

Der Datenschutz bei der Nutzung von ChatGPT im Schulkontext

Beim Einsatz von KI an Schulen sind jedoch die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Das Kultusministerium Bayern schreibt, die Verarbeitung personenbezogener Daten müsse der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen. Die datenschutzkonforme Nutzung ist daher zu prüfen.

Sichere Nutzung von ChatGPT über die Software DieSchulApp

Aus diesem Grund haben wir für Schulen eine Möglichkeit geschaffen, ChatGPT in unserer Software DieSchulApp in datenschutzrechtlich sicherem Rahmen zu nutzen. Dabei werden keine personenbezogenen Daten an OpenAI übertragen. Die Inhalte der Chats werden spätestens 30 Tage nach der Übermittliung an OpenAI auf den dortigen Servern gelöscht. Zudem werden diese nicht zu Trainingszwecken der Chatbots verwendet, wie es bei der direkten Nutzung von OpenAI – ohne Nutzung über unsere Software DieSchulApp – üblich ist. Die sichere Verarbeitung der Daten wird vertraglich vereinbart.

Eines unserer beliebtesten Module ist das digitale Klassenbuch. Das ist nicht verwunderlich, denn es bietet zahlreiche Vorteile und unterstützt Sie so bei den täglichen Verwaltungsaufgaben in der Schule. In diesem Beitrag wird das Modul genauer unter die Lupe genommen, um anfallende Fragen zu klären und Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Was ist ein digitales Klassenbuch?

Ein digitales Klassenbuch ist das Pendant zum analogen Klassenbuch., also im Grunde ein Dokument. Es beinhaltet alle benötigten Informationen und ermöglicht einen schnellen Überblick. Hier können Lehrkräfte unter anderem Dokumentationen über Unterrichtsinhalte, Hausaufgaben, absente Schülerinnen und Schüler eintragen.

Was sind Zweck und Inhalte eines (digitalen) Klassenbuchs?

Ein (digitales) Klassenbuch dient der Dokumentation. SchulleiterInnen und Lehrkräfte können dadurch beispielsweise der Schulbehörde oder den Elternvertretern vorlegen, welche Inhalte in den jeweiligen Stunden unterrichtet wurden. In einem Klassenbuch werden der behandelte Unterrichtsstoff für jede Stunde, die Fehlzeiten der Schüler, Hausaufgaben sowie besondere Vorkommnisse festgehalten.

Warum ein digitales Klassenbuch?

Ein digitales Klassenbuch hat im Vergleich zum analogen Klassenbuch einige Vorteile: Ein Pluspunkt ist, dass es nicht verloren gehen kann. Zudem ist es über ein Endgerät wie Laptop, Tablet oder Smartphone von überall abruf- und bedienbar und muss nicht von Schülern oder Lehrkräften weitergegeben werden. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die datenschutzkonforme Nutzung. Da die Software durch ein Passwort geschützt ist, können die Inhalte nur von befugten Personen eingesehen werden. Hinzu kommen die praktischen Auswertungsmöglichkeiten der Absenzen sowie die Verknüpfung zwischen dem digitalen Klassenbuch und der Absenzenverwaltung im Sekretariat möglich.

Was kostet ein digitales Klassenbuch?

Die Preise für ein digitales Klassenbuch variieren je nach Anbieter. Manche Firmen bieten das Modul für einen Festpreis an, bei anderen kostet es pro Schüler oder Schülerin einen bestimmten Betrag. Bei DieSchulApp erhalten Sie die Module digitales Klassenbuch und die Absenzenverwaltung zusammen für 279,- Euro (inkl. MwSt) pro Jahr – unabhängig von der Anzahl der SchülerInnen. Vor der kostenpflichtigen Variante kann unsere Software für drei Monate kostenlos getestet werden.

Unser Portfolio umfasst mittlerweile knapp 20 Module, mit denen wir die Schulverwaltung digitalisieren. Die verschiedenen Funktionen erleichtern und bereichern sowohl die täglichen Organisationsaufgaben als auch die Kommunikation und den Unterricht. Unsere Kunden wünschen sich oftmals besonders bei der Kommunikation mit den Eltern sowie bei täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben Unterstützung. So werden die Module Mitteilungen, Krankmeldungen und digitales Klassenbuch am häufigsten gebucht. Die Vorteile sind kaum mehr wegzudenken.

1. Mitteilungen

Unser gefragtestes Modul ist das Modul Mitteilungen. Bedenkt man, dass es den Verwaltungsaufwand enorm reduziert, sehr einfach in der Handhabung und zudem noch sehr günstig ist, überrascht die Beliebtheit nicht. Mithilfe dieses Moduls können aktuelle Neuigkeiten und Elternbriefe schnell und einfach direkt an die gewünschten Empfänger versendet werden – inklusive Anhänge und Umfragen. So spart man sich sowohl das Papier als auch den Umweg über die Ranzenpost der Kinder. Die Empfänger erhalten die Nachrichten umgehend auf dem bevorzugten Gerät und können bei Bedarf auch über dieses antworten. So entfällt auch das Einsammeln der Rückmeldungen in Papierform. Das Anfordern einer Lesebestätigung sowie eine Übersetzungsfunktion in verschiedene Sprachen ist ebenfalls möglich. Alle Empfänger erhalten schnell und direkt wichtige Informationen. Das Modul Mitteilungen spart also viel Zeit und Papier.

2. Krankmeldungen

Kinder per Telefon krank zu melden und diese Krankmeldungen im Sekretariat zu verwalten, kostet sowohl die Eltern als auch die MitarbeiterInnen der Schulverwaltung enorm viel Zeit. Während in der Schule ab ca. 7 Uhr morgens das Telefon pausenlos klingelt und die MitarbeiterInnen dort die Anrufe entgegennehmen und die Krankmeldungen schriftlich festhalten, versuchen gleichzeitig die Eltern dort durchzukommen. Mit unserem Modul Krankmeldungen können Eltern per Smartphone mit wenigen Klicks ihre Kinder entschuldigen. Durch das Modul Absenzenverwaltung können die VerwaltungsmitarbeiterInnen die Entschuldigungen sofort einsehen. Zudem können auch telefonisch eingehende Krankmeldungen dort eingetragen werden. Durch die Übertragung der Daten zwischen dem digitalen Klassenbuch und der Absenzenverwaltung sehen nicht nur die MitarbeiterInnen im Sekretariat die Fehlzeiten sondern auch die Lehrkräfte in den Klassenzimmern. Somit sparen sich sowohl Eltern, MitarbeiterInnen im Sekretariat als auch Lehrkäfte viel Zeit beim Managen der Krankmeldungen. Der Datenabgleich erfolgt selbstverständlich sicher.

3. Digitales Klassenbuch

Das digitale Klassenbuch vereint alle Möglichkeiten eines analogen Klassenbuchs und erweitert diese um hilfreiche Features. Unterrichtsinhalte, fehlende Schülerinnen und Schüler sowie Hausaufgaben können hier digital per Laptop, Tablet oder Smartphone eingetragen werden. Zudem sind Auswertungsmöglichkeiten der Absenzen sowie die Verknüpfung zwischen dem digitalen Klassenbuch und der Absenzenverwaltung im Sekretariat möglich. Ein weiterer Vorteil ist der Datenschutz. Im Vergleich zu einem analogen Klassenbuch sind die Daten im digitalen Klassenbuch passwortgeschützt und dadurch nur für berechtigte Personen einsehbar. Durch die zahlreichen Möglichkeiten des digitalen Klassenbuchs, die einfache Handhabung sowie die Sicherheit der Daten ist es ein beliebtes Modul.

Möchten Sie auch Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und von Vorteilen unserer Schulsoftware profitieren? Dann buchen Sie eines oder mehrere unserer Module und überzeugen Sie sich selbst von der enormen Arbeitserleichterung oder buchen Sie ein Beratungsgespräch, um Ihre Fragen zu klären. Wir freuen uns auf Sie!

Regelmäßige Elternsprechtage sind fester Bestandteil des Schulalltags. Es gibt jedoch Situationen, in denen persönliche Treffen nicht möglich sind, wie beispielsweise bei hohen Inzidenzen oder politischen Regelungen während der aktuellen Corona-Situation. Trotzdem und gerade in dieser Zeit ist die Abstimmung zwischen allen Beteiligten der Schule enorm wichtig. Für die Planung des Elternsprechtags bieten wir in einem eigenen Modul die Möglichkeit, die Terminbuchung für einen Elternsprechtag über DieSchulApp zu regeln. So können sich die Eltern ohne Terminüberschneidung einfach von Zuhause aus einen freien Termin auswählen und diesen bei den Lehrern buchen. Die Kommunikation zu den Eltern erfolgt entweder über die Smartphone-App oder über eine E-Mail-Adresse der Eltern, die aus dem Schulverwaltungssystem schnell und einfach importiert werden kann.

In der Regel findet dieser Termin dann an einem gemeinsamen Termin im Schulgebäude statt. Dies ist jetzt während der Corona-Phase oft nicht durchführbar: Die Regeln für den Schulbetrieb sowie Veranstaltungen ändern sich regelmäßig und auch aufgrund von Quarantäne können manche Eltern den Termin möglicherweise nicht wahrnehmen. Gleichzeitig können manche Eltern den Termin aus beruflichen oder anderen Gründen nicht persönlich wahrnehmen. 

Aus diesem Grund können in Kombination mit unserem Modul Videokonferenzen die Elterntermine sehr einfach online durchgeführt werden. Lehrer erstellen direkt nach der Terminbuchung der Eltern eine passende Videokonferenz, zu der die Eltern direkt eingeladen werden. Die Videokonferenz wird in der App angezeigt und kann zum passenden Zeitpunkt mit einem Klick geöffnet werden.

Für die Videokonferenzen betreiben wir eigene BigBlueButton-Server in deutschen Rechenzentren ohne Recording-Funktion. Mit einem entsprechenden AV-Vertrag ist ein datenschutzrechtlich konformer Betrieb von Videokonferenzen für Elternsprechtage möglich.

Unser Modul „Videounterricht“ basiert auf der OpenSource-Software BigBlueButton. Nachdem wir vor einem Jahr im April 2020 die erste Version für Distanzunterricht veröffentlicht haben, steht nun ein großes Update im Hintergrund für unsere Server an: das Release von BigBlueButton 2.3.

Neben wichtigen und sicherheitsrelevanten Änderungen im Hintergrund wurde der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Interaktion zwischen Schüler und Lehrer sowie Performance und Skalierbarkeit gelegt. Alle Funktionen in 2.3 befinden sich an ihrem vertrauten Ort aus der bisherigen Version, so dass Benutzer problemlos auf die neuere Version umsteigen können.

Auffällig ist der neue „Hand heben“-Button rechst unten. Schüler können sich damit einfach bemerkbar machen. Dem Lehrer wird dies sofort über der Präsentation angezeigt. Der Lehrer kann einzelne Hände senken, indem er in der Benachrichtigung auf das Icon des Benutzers klickt (z. B. durch Klicken auf „Ba“ wird die Hand von Michelle gesenkt) – er kann aber auch alle Hände gleichzeitig senken und den Dialog durch Klicken auf „Hände senken“ schließen.

Praktisch ist das neue Verschieben der Videokamera auf eine Seite oder unter die Präsentation. So kann diese in voller Größe geöffnet bleiben, während alle Kamerabilder gut sichtbar bleiben.

Über das Verbindungsstatus-Symbol rechts oben wird der Nutzer auf eine schlechte Internetverbindung hingewiesen. So können Netzwerkprobleme, eine schlechte Verbindung im WLAN und ähnliches von den Nutzern schnell bemerkt werden. Die Nutzungsqualität wird auch durch dezente Hinweise optimiert: Versucht der Nutzer mit ausgeschaltetem Mikrofon zu sprechen, wird er mit dem Text „Klicken Sie auf auf das Mikrofon, um Ihre Stummschaltung aufzuheben“ darauf hingewiesen und kann das Mikrofon wieder aktivieren.

Die Überarbeitung der Umfragenfunktion – u. a. mit einer Freitextausgabe und flexiblen Antwortmöglichkeiten – bietet viele neue Möglichkeiten, den Unterricht spannend zu gestalten. Zudem gibt es die Möglichkeit, einzelnen Schülern den Zugriff auf das Whiteboard zu geben und einen zufälligen Schüler aus allen Teilnehmern für eine Aufgabe oder den nächsten Schritt auszuwählen. Eine weitere wichtige Verbesserung ist auch die Live-Anzeige der Schülernamen bei Änderungen in den „Geteilten Notizen“. Auch bei uns wurde dies von den Schulen schon oft gewünscht: So kann einfach nachvollzogen werden, wer gerade welche Änderungen durchführt.

Mit den Performance- und Qualitätsverbesserungen im Hintergrund, sowie des längeren Supports durch Nutzung von Ubuntu 18 gibt es auch technische Gründe auf BBB 2.3 umzusteigen. Doch allein die Optimierungen für die Nutzer sorgen in BigBlueButton 2.3 für einen deutlich verbesserten produktiven Einsatz.

Heute ist wieder der alljährliche Safer Internet Day. Zu diesem Anlass möchten wir dafür sensibilisieren, die digitale Bildung und die Nutzung von Schul-Software möglichst sicher zu gestalten. Schließlich ist ein Großteil der Nutzer – nämlich die Schüler – minderjährig. Aus diesem Grund fassen wir noch einmal zusammen, inwiefern wir die Daten unserer Kunden bei DieSchulApp sicher verwalten. Unsere hohen Datenschutzstandards setzen wir durch folgende Maßnahmen um:

Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO

Mit jeder Schule schließen wir den von der DSGVO vorgeschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab. Somit hat die Schule die Datenhoheit inne. Das bedeutet alle Daten gehören der Schule und werden von uns im Auftrag der Schule lediglich verarbeitet.

Rechenzentren in Deutschland und sichere SSL-Verschlüsselung

Unsere Server stehen in einem nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland. Sämtliche Verbindungen sind über eine SSL-Verschlüsselung geschützt. Somit läuft der Datentransfer sicher ab.

Vergabe der Registrierungsdaten durch die Schule

Die Vergabe der Login-Daten wird über die Schule abgewickelt, damit keine unbefugten Personen Zugriff auf das System erlangen. Das bedeutet, jeder Nutzer wird von der Schule freigeschalten oder erhält über diese Benutzernamen und Passwort, denn dort sind die Schüler und dazugehörigen Elternteile persönlich bekannt.

Verschiedene Benutzerrollen

Der Administrator der Schule teilt den einzelnen Benutzern zu Beginn verschiedene Benutzerrollen zu. Diese einzelnen Rollen haben verschiedene Zugriffsrechte inne. So wird sichergestellt, dass jeder Nutzer lediglich Zugriff auf die Daten hat, die er benötigt und einsehen darf.

2-Faktor-Authentifizierung

Sichere Registrierungsprozesse und die optionale Nutzung der 2-Faktor-Authentifizierung sorgen für Identitätssicherheit bei der Nutzung der Software. Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Anmeldung bei der Software DieSchulApp für Administratoren, die Schulleitung, das Sekretariat und die Lehrkräfte optional auch in einem zweistufigen Verfahren (2-Faktor-Authentifizierung). Denn dieser Personenkreis hat Zugriff auf eine Vielzahl an Daten. Bei einer 2-Faktor-Authentifizierung ist bei der Anmeldung neben dem Passwort zusätzlich die Eingabe eines Codes notwendig. Dieser wird über eine App auf dem Smartphone generiert. Der Vorteil ist, dass die Anmeldung sicher gestaltet ist, auch wenn das Passwort gestohlen werden sollte.

Beitritt zum Video-Unterricht nur für freigeschaltete Nutzer möglich

Beim Modul Video-Unterricht haben wir ebenfalls einige Vorkehrungen in Bezug auf Ablenkungen und Zugriffe unbefugter Personen getroffen. Nur von der Schule freigeschaltete Nutzer können überhaupt der Videokonferenz beitreten. Durch den eingeschränkten Zugriff am Anfang ist weitere Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen gegeben und die Privatsphäre der Schüler wird geschützt. Zudem können sich in unserem System die Schülerinnen und Schüler gegenseitig nicht sehen, dies kann jedoch von der Lehrkraft freigeschalten werden. Für Präsentationen oder Referate von Schülern kann die Lehrkraft diese als Präsentator freigeben.

Wir hoffen, dieser Überblick gibt Ihnen einen Eindruck darüber, wie wir die Sicherheit der Daten bei DieSchulApp umsetzen. Abschließend empfehlen wir, sich vor der Entscheidung und Nutzung für Software, Systeme und Plattformen genau die Anforderungen bewusst zu machen und diesbezüglich auch den Datenschutz zu berücksichtigen.

Aufgrund einiger aktueller Ereignisse an Schulen wird das Thema Datenschutz in Bezug auf das Home-Schooling in den (sozialen) Medien erneut diskutiert. Laut Medienberichten gab es einige Vorfälle, bei denen sich Fremde Zugriff auf die von den Schulen verwendete Software für den Distanz-Unterricht verschafften. Wie beispielsweise die Artikel auf BR.de oder pnp.de zeigen.

Obwohl unsere Software nicht von derartigen Vorfällen betroffen war, erreichten uns in den letzten Tagen vermehrt Fragen von besorgten Lehrerinnen und Lehrern. Aus diesem Grund fassen wir hier noch einmal zusammen, wie wir den Datenschutz sowie die Sicherheit persönlicher Daten bei DieSchulApp handhaben.

Wie ist der Datenschutz bei DieSchulApp gestaltet?

Wir haben bei unserem Produkt DieSchulApp hohe Datenschutzstandards. Dies ist uns unter anderem deshalb besonders wichtig, da ein Großteil der Nutzer minderjährig ist. DieSchulApp ist DSGVO-konform. Die Schule verfügt über die Datenhoheit. Das bedeutet, der Schule gehören die Daten und diese bzw. der Administrator der Schule legt anhand verschiedener Benutzerrollen die Zugriffsrechte verschiedener Personen auf die einzelnen Daten fest. Wir als Software-Anbieter stellen lediglich die technische Plattform zur Verfügung und verwalten die Daten im Auftrag der Schule. Als Grundlage dient der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Zudem werden die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert und bei jeder Übertragung sicher verschlüsselt.

Inwiefern werden die persönlichen Daten bei DieSchulApp gesichert?

Über die rechtliche Komponente hinaus, versuchen wir ebenso die tägliche Verwaltung der personenbezogenen Daten so sicher wie möglich zu gestalten, um den Zugriff Unbefugter zu verhindern. Die Maßnahmen beginnen bereits bei der Registrierung.

Registrierung über die Schule

Hat sich eine Schule für die Nutzung unserer Software entschieden, müssen sich alle Nutzer registrieren. Diese läuft auch für Eltern und Schüler über die Schule, damit keine unbefugten Personen Zugriff auf das System erlangen. Das bedeutet, jeder Nutzer wird von der Schule freigeschalten oder erhält über diese Benutzernamen und Passwort, denn dort sind die Schüler und dazugehörigen Elternteile persönlich bekannt.

2-Faktor-Authentifizierung

Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Anmeldung bei der Software DieSchulApp für Administratoren, die Schulleitung, das Sekretariat und die Lehrkräfte optional auch in einem zweistufigen Verfahren (eine sogenannte 2-Faktor-Authentifizierung). Denn dieser Personenkreis hat Zugriff auf eine Vielzahl an Daten. Bei einer 2-Faktor-Authentifizierung ist bei der Anmeldung neben dem Passwort zusätzlich die Eingabe eines Codes notwendig. Dieser wird über eine App auf dem Smartphone generiert. Der Vorteil ist, dass die Anmeldung sicher gestaltet ist, auch wenn Ihr Passwort gestohlen werden sollte. Für die Eltern ist diese zweistufige Anmeldung nicht notwendig, kann jedoch ebenfalls aktiviert werden. An dieser Stelle möchten wir noch darauf hinweisen, dass die Nutzung der 2 Faktor-Authentifizierung nicht für jeden Nutzer verpflichtend ist, wir diese jedoch aus Sicherheitsgründen für Administratoren, die Schulleitung, das Sekretariat und die Lehrkräfte empfehlen, da diese Personen Zugriff auf eine Vielzahl an Daten haben.

Benutzerrollen

Der Administrator der Schule teilt den einzelnen Benutzern zu Beginn verschiedene Benutzerrollen zu. Diese einzelnen Rollen haben verschiedene Zugriffsrechte inne. So wird sichergestellt, dass jeder Nutzer lediglich Zugriff auf die Daten hat, die er benötigt und einsehen darf.

Video-Unterricht

Beim Modul Video-Unterricht haben wir bereits von Beginn an einige Vorkehrungen in Bezug auf Ablenkungen und Zugriffe unbefugter Personen getroffen. Nur von der Schule freigeschaltete Nutzer können überhaupt der Videokonferenz beitreten. Zudem können sich in unserem System die Schülerinnen und Schüler gegenseitig nicht sehen, dies kann jedoch von der Lehrkraft freigeschalten werden. Für Präsentationen oder Referate von Schülern kann die Lehrkraft diese als Präsentator freigeben. Durch den eingeschränkten Zugriff am Anfang ist weitere Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen gegeben und die Privatsphäre der Schüler wird geschützt.

Tipps zum Schutz der Daten:

• Sorgfältiger Umgang mit Daten und Informationen: Geben Sie bitte als Schule Passwörter, persönliche Daten und Informationen nur an berichtigte Personen weiter und stellen Sie diese auf keinen Fall der Öffentlichkeit zur Verfügung. Beispielsweise können Sie Links zu Videokonferenzen per E-Mail oder Nachrichtenfunktion an die gewünschten Teilnehmer versenden, anstatt diese auf der Website der Schule zu veröffentlichen, auf die jeder (auch fremde Personen) zugreifen kann.
• Zugriffsberechtigung prüfen: Wir empfehlen bei Anfragen und Bitten nach Zugangsdaten zum System die Berechtigung zu prüfen und nur Personen für DieSchulApp freizuschalten, die zweifelsfrei zur Schulfamilie gehören.
• 2-Faktor-Authentifizierung als zusätzlichen Schutz: Aktivieren Sie die 2-Faktor-Authentifizierung für sicheren Login und nutzen Sie ein sicheres Passwort. Das regelmäßige Ändern von Passwörtern erhöht nicht die Sicherheit. Verwenden Sie lieber ein komplexes Kennwort und speichern dieses in einem Passwort-Manager ab.
• Geräte durch Passwörter sperren: Sichern Sie Ihr Betriebssystem durch automatische Bildschirmsperre und ebenso einem sicheren Passwort, damit niemand außer Ihnen auf Ihr Smartphone oder Laptop zugreifen kann.

Abschließend empfehlen wir, sich regelmäßig mit dem Thema Datenschutz – wie man es auch von anderen Bereichen wie Finanzen, Steuer und Versicherungen gewohnt ist – zu befassen. Beispielsweise kann man sich mit gesetzlichen Vorgaben oder Änderungen, persönlichen Einstellungen in verschiedenen Systemen, Plattformen oder Apps und ähnliches beschäftigen. Hierfür eignet sich ein fester Tag wie heute: der Europäische Datenschutztag.

Das letzte Schuljahr war durch Schulschließungen, Maskenpflicht, Mindestabstand etc. außergewöhnlich und herausfordernd. Es hat allen rundum den Schulbetrieb Tätigen viele Ressourcen abverlangt, um dieses letztlich erfolgreich zu meistern. Auch wenn wir uns vermutlich alle das nächste Schuljahr etwas ruhiger wünschen, ist es bislang unklar, wie dieses ablaufen wird. Unser Team arbeitet weiterhin fleißig daran, DieSchulApp an die neuen Anforderungen anzupassen und somit die Schulen auch im kommenden Schuljahr bestmöglich zu unterstützen. Unser Ziel ist es, unseren Kunden im Fall weiterer Schulschließungen oder anderer Maßnahmen dabei zu helfen, die Kommunikation und den Unterricht aufrechtzuerhalten. DieSchulApp deckt drei Säulen ab, die für einen funktionierenden Schulbetrieb wichtig sind: Verwaltung, Kommunikation und Unterricht.

Verwaltung
Telefonische Krankmeldungen entgegennehmen, Vertretungen organisieren oder Elternbriefe einsammeln – alle diese Verwaltungsaufgaben nehmen täglich viel Zeit und personelle Ressourcen in Anspruch. Wickelt man diese und weitere ähnliche Aufgaben über DieSchulApp digital ab, spart man wertvolle Ressourcen, die anders eingesetzt werden können.

Kommunikation
Der Informationsfluss wird häufig per E-Mail oder analog in Form von Elternbriefen abgewickelt. Gerade die Kommunikation mit Eltern läuft oftmals auf indirektem Weg über die Kinder ab und ist daher umständlich. Mit dem Modul Nachrichten können alle schnell und direkt erreicht werden. Diese Form der Kommunikation ist einfach und effizient. Die Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt, dass diese Kommunikationsform vor allem an Bedeutung gewinnt, wenn die Lehrkräfte sowie die Schülerinnen und Schüler nicht in der Schule vor Ort sein können.

Unterricht
Durch die Schulschließungen während der Corona-Pandemie haben wir unsere Verwaltungs- und Kommunikationsmodule an den Bedarf der Schulen angepasst und um zwei Module für Online-Unterricht erweitert: Video-Unterricht und Lernblog. Mithilfe der Funktion Video-Unterricht können Unterrichtsstunden, Elterngespräche und ähnliches digital abgehalten werden. Über den Lernblog können für die Schülerinnen und Schüler Unterrichtsinhalte und Aufgaben in Form von Text, Video oder Bildern hochgeladen, Hausaufgaben eingesammelt und die Korrekturen online gestellt werden. So kann auch ein schriftlicher Austausch ohne Video stattfinden.

Falls Sie Interesse an einem oder mehrerer Module haben, können Sie einfach über den Button weitere Unterlagen anfordern.