Für den Export der Schüler-/ und Elterndaten wird in der ASV-BaWü und Edoo.sys eine CSV-Datei erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die für die Einrichtung von DieSchulApp relevanten Informationen aus dem System exportieren können.
Schülerdaten
Im ersten Schritt klicken Sie auf Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek:
Es öffnet sich nun folgende Ansicht:
Exportformat definieren
Sollten Sie schon einmal einen Export für DieSchulApp gemacht haben, können Sie einfach die vorhandene Vorlage laden. Die Vorlagen finden Sie rechts in der Liste unter Name:
Alternativ können Sie ein vorhandenes Exportformat importieren. Folgen Sie dafür folgenden Schritten:
- Speichern Sie die in DieSchulApp in Administration -> Benutzer -> Upload nach Auswahl des Dateityps ASV-BW oder Edoo.sys im Beschreibungstext verlinkte .exf-Datei
- In der ASV: Modulbezogene Funktionen -> Export/ Import -> Exportformat importieren.
- Die gespeicherte .exf-Datei auswählen.
- Damit sind die Felder für den Export bereits ausgewählt und können noch einmal überprüft werden.
Wenn Sie eine dieser beiden Methoden verwenden, können Sie direkt unten zum Punkt „Export starten“ springen.
Alternativ können Sie auch manuell ein Exportformat erstellen. Wenn Sie ein eigenes Format erstellen möchten, klicken Sie dafür auf das Icon links oben:
Hier können Sie jetzt die für den Export relevanten Felder auswählen. Klicken Sie dafür jeweils auf das kleine Ausrufezeichen.
Für den Export in DieSchulApp benötigen Sie folgenden Felder:
- Rufname
- Familienname
- Schüler/in E-Mail privat
- Schüler/in Telefon privat
- Geburtsdatum
- Klasse
- Klassengruppe -> Hier finden Sie eine Anleitung zur korrekten Verwaltung der Schülergruppen, falls Sie diese noch nicht angelegt haben (Optional)
- Erziehungsberechtigte/r Vornamen
- Erziehungsberechtigte/r Name
- Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
- Erziehungsberechtigte/r Telefon privat
- Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Vornamen
- Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Name
- Weitere/r Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
- Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Telefon privat
Wählen Sie für den Export unbedingt alle Felder in der genannten Reihenfolge aus. Sollten Sie bei einem Feld keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Felder bleiben dann einfach leer und werden beim Import automatisch übersprungen.
Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!
Sie können die Felder in der Übersicht noch einmal überprüfen:
Export starten
Unter den Formateinstellungen wählen Sie nun folgende Einstellungen aus:
Jetzt können Sie den Export auch schon starten.Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.
Klicken Sie jetzt auf „Datensätze für den Export auswählen“ und selektieren Sie alle gewünschten Klassen. Wählen Sie danach einen Zielordner aus und starten Sie den Export.
Lehrerdaten
Wählen Sie nun den Export des Datenbereich „Lehrkräfte“ sowie folgende Felder aus:
- Vorname (Lehrer)
- Nachname /Familienname (Lehrer)
- Geburtsdatum (Lehrer)
- E-Mail (Lehrer)
- Namenskürzel (Lehrer)
Upload in DieSchulApp
Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „ASV-BW – (CSV)“ bzw. „Edoo.sys – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.
Wenn Sie Ihre Schülergruppen ausschließlich in DieSchulApp verwalten und diese beim Import beibehalten möchten, muss vor dem Import die Checkbox „Schülergruppen importieren“ abgewählt werden.
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